Usages et fonctionnalités

de la solution Zeendoc

Une plateforme unique pour tous vos documents

Centraliser, traiter et sécuriser l’ensemble de vos documents

Zeendoc regroupe au sein d’une même interface l’ensemble des usages documentaires de l’entreprise grâce à des classeurs et des fonctionnalités dédiées, par exemple :

  • Gestion des documents fournisseurs (collecteur des factures, export comptable, facture électronique)

  • Gestion des documents clients (rapprochement bancaire, gestion des échéances et relances, signature électronique)

  • Gestion des ressources humaines (complétude de dossier, demande de congés, bulletin de salaire électronique)

  • Notes de frais (application mobile, circuit de validation, écritures comptables)

Efficience Numérique vous présente une sélection d’usages et de fonctionnalités disponibles pour simplifier le traitement, le suivi et l’archivage de vos documents. Nous les configurons et personnalisons selon votre organisation, vos process internes et vos logiciels existants.

Facturation électronique et Chorus Pro

Zeendoc centralise l’ensemble de vos factures à destination ou en provenance d’entreprises privées et d’entités publiques.

Réception et émission au format électronique, conversion aux formats socles (Factur-X) et transmission sécurisée vers la Plateforme Agréée et vers le portail public Chorus Pro.

Conformité réglementaire : traitement de vos factures selon les exigences de la réforme et suivi en temps réel des statuts du cycle de vie (dépôt, rejet, paiement).

Passerelle Chorus Pro : dépôt et suivi automatisés de vos factures destinées au secteur public, sans saisie manuelle sur le portail de l’État

Intégration Efficience Numérique : nous configurons les passerelles avec vos logiciels de gestion commerciale et de comptabilité pour automatiser la circulation de vos factures, en nous adaptant à vos méthodes de travail et à votre organisation.

Documents fournisseurs et Notes de frais

Centralisez l’ensemble de vos documents fournisseurs et dépenses professionnelles.

Réception multicanale : récupération automatique des factures d’achats depuis la plateforme agréée et depuis des collecteurs de portails fournisseurs. Application mobile pour la prise de photo des justificatifs, QR codes pour les notes de frais.

Automatisation : préclassement de vos documents : fournisseurs, montants, types de document etc.

Gestion : rapprochement (contrôle facture / bon de commande), alertes sur les échéances de contrats ou factures. Circuit de validation personnalisé.

Comptabilité : génération des fichiers SEPA, export des écritures comptables

Intégration Efficience Numérique : nous paramétrons selon vos règles de validation, vos logiciels de gestion et vos fournisseurs / collaborateurs, en nous adaptant à votre fonctionnement.

Ressources humaines

Simplifiez la gestion administrative du personnel, le suivi des collaborateurs et la diffusion des documents.

Distribution des bulletins de paie : gestion des diffusions dans un coffre-fort numérique, envoi postal ou remise en main propre selon les choix des salariés.

Dossiers collaborateurs : archivage sécurisé des contrats, avenants, pièces d’identité et visites médicales, avec alertes sur les dates d’échéances et de renouvellement.

Congés et absences : saisie des demandes de congés ou déclarations d’arrêts maladie, circuit de validation et planning par service.

Signature électronique : signature en ligne certifiée pour les contrats de travail, avenants et autres documents collaborateurs.

Intégration Efficience Numérique : nous configurons les droits d’accès fins et sécurisés, vos circuits de validation internes et automatisons les exports ou liaisons avec votre logiciel de paie.

Documents clients

Centralisez et suivez l’ensemble des pièces de votre cycle de vente.

Cycle de vente complet : classement et rapprochement des devis, bons de commande, bons de livraison, factures et contrats au sein du dossier client.

Diffusion multicanale : envoi de vos factures par la plateforme agréée, e-mail avec suivi de consultation, ou voie postale.

Signature électronique : validation en ligne sécurisée de vos devis, propositions commerciales et contrats.

Intégration Efficience Numérique : nous connectons vos logiciels de devis, de facturation ou de gestion commerciale (CRM/ERP) pour automatiser le classement et la circulation de vos pièces clients.

Fonctionnalités intégrées

Zeendoc propose de nombreuses fonctionnalitées natives qui permettent d’exploiter la richesse de vos documents.

Lecture et reconnaissance des caractères : classement automatique, recherche par mots-clés y compris dans le contenu des documents numérisés.

Échanges collaboratifs : annotations, tampons, conversations.

Partages et suivi de diffusion : transmission de documents par liens sécurisés ou pièces jointes, avec visibilité en temps réel sur la consultation et le téléchargement.

Extraction de données : édition de fichiers Excel, génération de graphiques.

Formulaires : création de formulaires simples ou avancés, pour vos usages internes ou à destination de tiers externes.

Intégration Efficience Numérique : nous configurons selon vos besoins l’ensemble de ces outils natifs pour les adapter précisément à vos processus métier.

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