Nos solutions
Signature électronique des documents
Signez vos documents par voie électronique.
Oubliez le papier et les tâches manuelles
Dématérialisation du dossier clients
Zeendoc vous permet d’envoyer vos factures en quelques clics en parfaite conformité avec la législation
La facture dématérialisée tient lieu de facture originale à condition que les règles établies par l’administration fiscale soient respectées.
La dématérialisation des factures
Avec la signature électronique (certificat RGS**) et l’archivage à valeur probatoire, Zeendoc vous propose une solution complète et règlementaire pour la dématérialisation des factures clients.
- Dépôt des factures par lot et découpage automatique
- Ajout de fond de page, CGVs, publicité
- Indexation automatique
- Signature électronique des documents
- Envoi mixte numérique ou postal de l’ensemble des factures
- Traçabilité des accès par les destinataires
- Archivage à valeur probante (CDC Arkhinéo / Caisse des Dépôts)
L’enjeu est important : vous pouvez réduire les coûts de 80% tout en gagnant du temps.
La signature digitale manuscrite sur tablette ou smartphone
- Signez facilement de manière digitale, où que vous soyez et à tout moment, des documents non réglementés comme les bons de livraison, ordres de réparation… ;
- L’utilisation est très simple : une signature du document sur un smartphone ou une tablette et le voilà approuvé, archivé et disponible ;
- Plus de sécurité, moins de risques de perte et une économie de temps et d’argent.
Signature électronique des factures
La signature électronique c’est :
- Un processus cryptographique adapté aux documents numériques (essentiellement PDF) permettant d’obtenir, au regard de la loi, la même garantie qu’une signature manuscrite sur un document papier.
La signature électronique ce n’est pas :
- une signature manuscrite scannée, apposition sur un document d’une image représentant votre signature
- une signature graphique digitale, réalisée sur une tablette, du bout du doigt, avec un stylet ou une souris
>> Ces deux solutions n’ont aucune valeur légale.
Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs
Richesse et fiabilité
Grâce à son système unique de numérisation, classement et de recherche, Zeendoc permet un accès instantané à l’information que ce soit une série de factures électroniques sur une période donnée, un historique complet.
Liaison des documents dans un dossier unique
La solution GED Zeendoc analyse les documents, reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un fournisseur que vous retrouvez ainsi d’un simple clic.
Gestion accélérée
La circulation des devis, bons de commande et factures permet d’identifier clairement le rôle des différents collaborateurs et de mettre en place un circuit de validation efficace. Du contrôle jusqu’au paiement en passant par la validation, … les actions réalisées par les intervenants sont immédiatement disponibles pour fluidifier les étapes suivantes pendant que Zeendoc assure la traçabilité des opérations et vous alerte aux échéances que vous souhaitez.
Le collecteur automatique des factures
Récupérez vos factures sur votre espace client
Aujourd’hui, toutes les factures ne sont pas envoyées par mail. Certaines sont seulement disponibles dans les onglets espaces clients, ce qui peut rendre la tâche encore plus compliquée parfois.
Le process
- Automatiser la collecte de vos factures ou de données directement sur les sites de vos fournisseurs en connectant vos espaces clients à Zeendoc en quelques clics ;
- Tous les nouveaux documents à disposition seront instantanément récupérés et importés dans notre solution GED ;
- Plus de perte de temps de connexion et de recherche des nouvelles factures et surtout plus de risque d’oubli ;
- En plus d’être importés, les documents seront reconnus et classés automatiquement dans Zeendoc.
Les avantages
- Gain de temps (les factures sont récupérées sans effort sans que vous n’ayez à naviguer sur une multitude de pages web)
- Automatisation de taches sans valeur ajoutée
- Amélioration de la productivité
- Gain financier (plus de risque d’oubli de règlement)
Meilleure anticipation et maîtrise
Le système de lecture intelligente des documents permet d’extraire facilement des données-clés de vos documents pour les utiliser dans un tableau de synthèse : évolution des dépenses, reporting mensuel… Vous choisissez les informations et déclenchez la création de votre tableau de bord.
Avec la solution GED Zeendoc, passez à la dématérialisation des factures fournisseurs et consacrez davantage de temps à vos clients !
Pour votre entreprise
Notre solution Zeendoc :
- Reconnaît automatiquement toutes les données comptables importantes (date, montants, prestataire…)
- Vous réalisez l’affectation des frais
- Zeendoc génère les écritures comptables
- Simplifie la validation et le contrôle des notes de frais
Pour vos collaborateurs en déplacement
Grâce à l’application mobile Zeendoc, les collaborateurs :
- Photographient leurs justificatifs avec leur téléphone
- Envoient automatiquement leurs notes de frais dans Zeendoc
- Plus de perte de justificatif, et des dépenses immédiatement partagées avec l’entreprise
Simplifiez la gestion de vos notes de frais
- Ne perdez plus votre temps
Plus de saisie, vous vous consacrez à des taches à plus forte valeur ajoutée - Gagnez en productivité
Avec le classement et le traitement automatisé des notes de frais - Maitrisez vos dépenses
Plus de retard de transmission des justificatifs ni d’erreurs de saisie et un suivi des frais en temps réel.
Bulletin de salaire électronique
Directement depuis Zeendoc, vous gérez la distribution et l’archivage des bulletins de paie électroniques
La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.
GED – Gestion électronique des documents
Zeendoc valorise les informations qui se trouvent sur vos documents d’entreprise et vous permet de les utiliser en permanence.
Disponibles en un clic depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone, vous retrouvez vos contenus, mieux… vous les exploitez.
Archivage électronique
La dématérialisation des documents en entreprise est devenue un véritable enjeu d’efficacité et de productivité.
Les collaborateurs d’une entreprise sont confrontés à la problématique du classement et de l’archivage, ils doivent pouvoir retrouver les documents quand ils en ont besoin.
Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics
[Chorus pro] Dématérialisation des factures et automatisation des envois avec Zeendoc
Chorus Pro est un système de facturation électronique aux services de l’État, des collectivités et des entreprises depuis 2017.
L’obligation progressive de facturation électronique concerne l’ensemble des entités publiques et notamment toutes les collectivités. Toutes les factures émises par leurs fournisseurs devront être ainsi dématérialisées pour 2020. Avec un accès automatisé au portail chorus pro, les collectivités locales et les autres entités publiques pourront travailler efficacement sur les différentes obligations en lien avec les marchés publics.
Respecter l'échéance légale
Quelle que soit la dimension de votre entreprise, vous serez bientôt concernés par l’obligation de dématérialisation des factures et de transmission par voie électronique via Chorus Pro à vos clients du secteur public :
- au plus tard le 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises.
Anticiper l’échéance légale vous permet de mieux maîtriser votre transformation numérique. Si vous n’utilisez pas encore la facturation électronique cette obligation peut se transformer en véritable opportunité pour travailler avec les administrations et collectivités locales.
Envoyez directement vos factures électroniques depuis Zeendoc vers Chorus Pro
Avec la solution Zeendoc, gérez la dématérialisation des factures et l’automatisation de l’envoi depuis une seule interface. En quelques clics, vous diffusez instantanément toutes vos factures vers le portail chorus pro.
- Lecture et classement automatique des documents au format PDF
- Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures
- Traçabilité de preuve de dépôt
- Meilleurs délais de traitement et de paiement des factures fournisseurs
- Factures transmises électroniquement à l’Etat
- Archivage : factures conservées de manière durable et intègre
- Réduction de l’empreinte carbone
Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients
La dématérialisation des factures
Passez à la facturation électronique : Réduisez le temps passé au traitement des factures, réalisez jusqu’à 70% d’économies sur le coût de gestion de vos factures, simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients !
Traitement des factures : gagnez du temps
Création des factures, traitement des données, recherche et lien avec les autres documents du cycle client, gestion des envois, contrôle des paiements, litiges, … Ces tâches sont chronophages et à faible valeur ajoutée pour votre entreprise. Le logiciel GED Zeendoc vous permet de réduire drastiquement le temps consacré à ces opérations.
Oubliez le format papier, passez au format PDF : avez Zeendoc la dématérialisation des factures est à la portée de toutes les entreprises, y compris si vous travaillez avec des établissements publics et administrations.
Réaliser un gain financier
Au-delà de l’économie de temps, la dématérialisation des factures avec Zeendoc génère un gain financier direct pour votre entreprise :
- Réduction des volumes d’impression des factures papier
- Suppression du coût d’affranchissement
- Réduction de l’espace alloué à l’archivage papier
- Amélioration des délais d’encaissement
Vous rendez également service à vos clients en leur permettant d’accéder à un espace client, véritable coffre-fort qui contient leurs factures électroniques archivées.
Evoluer avec le contexte légal
Vous avez la garantie de fournir une « piste d’audit fiable », prérequis légal de la dématérialisation. Quand vous déposez la facture dans Zeendoc, elle sera dématérialisée, classée et liée à l’ensemble des documents qui la justifient. En un clic, vous retracez et justifiez la transaction (Devis, bon de commande, bon de livraison…).
En allouant une empreinte digitale unique à votre facture, en horodatant chacune des actions de dépôt puis d’envoi du document par voie électronique, Zeendoc garantit son intégrité et son authenticité tout en générant une version pdf/A pérenne.
Chorus Pro
Si votre entreprise est fournisseur d’un établissement public, l’administration fiscale vous demandera dès 2020 de transmettre électroniquement vos factures via Chorus. Zeendoc simplifie votre processus de facturation grâce au connecteur Chorus Pro Fournisseurs.
Vous êtes une collectivité et souhaitez recevoir vos factures Chorus dans Zeendoc ? Découvrez le connecteur Chorus Pro Collectivités.
La diffusion en quelques clics
Zeendoc permet la diffusion instantanée de toutes vos factures en associant automatiquement les documents liés. Plus de saisie ni de risque d’erreur, l’adresse des destinataires est automatiquement identifiée, e-mail ou physique selon le mode d’envoi associé à chaque client et la transmission sécurisée permet un suivi en temps réel.
Faciliter la vie de vos clients et augmenter votre chiffre d’affaires
Les bénéfices de l’archivage électronique sont également considérables pour les sociétés qui reçoivent vos factures numériques, vous leur permettez une réduction des espaces d’archivage ainsi qu’un choix plus ample des solutions de traitement. Votre relation client s’en trouve renforcée.
Les bénéfices immédiats de la dématérialisation des factures
- Diminution des coûts d’envoi
- Réduction des coûts de traitement manuel
- Suppression des risques d’erreurs
- Amélioration des délais moyens de paiement
- Réduction de l’empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l’environnement
Export comptable
Découvrez comment Zeendoc simplifie votre gestion comptable
La dématérialisation des factures fournisseurs et client permet de les pérenniser, de les faire circuler et de les traiter plus efficacement. Elle s’accompagne aussi souvent d’une double saisie des factures, archive numérique et logiciel comptable.
Oubliez ce désagrément et adoptez une solution de gestion électronique des documents (GED) qui vous permet à la fois d’archiver vos factures et de faciliter leur saisie.
Connectez Zeendoc à vos logiciels comptables et il fait le reste !
Les informations pertinentes sont lues automatiquement
Une imputation comptable est proposée selon vos critères
Un Contrôle de l’équilibrage crédit/débit est effectué avant l’import
Les écritures sont générées et importées dans votre logiciel comptable
Numériser ses factures, c’est bien… Simplifier leur saisie comptable, c’est mieux !
Zeendoc vous permet de :
- Réduire très fortement le temps et l’effort de saisie
- Limiter les risques d’erreurs
- Classer directement la facture dans le bon dossier
- Faciliter le traitement et la recherche
- Lier les factures avec les documents justificatifs
- Tenir votre comptabilité à jour
- Réaliser des gains de productivité
Optimisez votre GED, dématérialisez vos factures et libérez du temps pour vos dossiers et vos clients !
Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?
Incontournable et modernisant l’entreprise, la dématérialisation est utile tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel entre salariés et service RH, sans oublier la réduction des coûts qu’engendre un tel projet.
Pourquoi dématérialiser vos processus RH ?
- Mise en place du télétravail et de la mobilité.
- Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique.
- Reconnaissance des documents pour un classement automatique.
- Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié (en activité ou retraité) grâce au moteur de recherche multicritères et aux facilités de partage et d’envoi.
- Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel.
- Signature électronique des documents, contrats de travail, EP…
- Formulaire et circuit de validation de demandes de congés, de formations.
- Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés (complétude).
- Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents.
Quels sont les besoins d’un service RH ?
- Gérer les dossiers salariés rapidement.
- Classer simplement et retrouver instantanément les documents.
- Distribuer et archiver les bulletins de salaire électroniques de manière sécurisée.
- Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations légales du service RH.
- Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier.
- Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…).
- Créer une CVthèque.